01Il problema
Un e-commerce che vende su quattro canali ha i numeri sparsi in tre pannelli, e ogni mattina qualcuno li ricopiava a mano in un foglio. Nel caso di partenza la riga del totale sommava solo una delle due colonne di fatturato: ogni giorno, letto da solo, tornava; i totali di fine mese no. Ricostruito sui dati grezzi, lo stesso periodo cambiava segno.
02Come si usa
- Si chiede l'aggiornamento con una frase, per esempio «aggiorna il cash flow».
- Si individuano i giorni mancanti, fino a ieri, e i dati si prendono direttamente dalle piattaforme.
- Prima di scrivere si controlla. Se i conti non tornano, l'aggiornamento si ferma e segnala il problema invece di riempire le celle.
- Il foglio resta quello di prima: stesse colonne, stesse formule, la stessa lettura a cui il cliente è abituato.
03Come è costruito
- Fontii dati grezzi delle piattaforme di vendita e pubblicitarie: fatturato, ordini, spesa
- Scritturasolo le celle dei giorni mancanti; non riscrive ciò che trova e non tocca le formule
- Controlliquadratura dei totali prima di ogni riga; l'ultimo giorno scritto è sempre ieri
- Assistenteinterpreta la richiesta e coordina il lavoro; i numeri li calcola il codice
04Risultati
La ricostruzione ha portato alla luce oltre un terzo del fatturato che il foglio non aveva mai sommato, su otto mesi ricontrollati alla fonte. Da allora nessun numero viene più ricopiato a mano.